Asistente de dirección
Título de la posición: Asistente de dirección
Reporta a: Dirección General
Localización: Ángel Albino Corzo, Chiapas
Tipo de Empleo: Tiempo completo
Duración de contrato: DETERMINADO 1 AÑO (con posibilidad de extensión)
Misión del Puesto
Este puesto trabajará en estrecha colaboración con la dirección general para proporcionar un apoyo administrativo integral, ayudar en la coordinación logística y garantizar el cumplimiento de los objetivos y procedimientos de la organización. Este puesto es fundamental para mejorar la eficiencia y facilitar el buen funcionamiento de la organización.
Responsabilidades
Realizar actividades administrativas y de organización en la oficina. 85% del tiempo laboral
- Coordinación de agenda (programar citas y reuniones) de la dirección general y eventos organizacionales.
- Gestionar llamadas y correos electrónicos de la dirección general
- Elaboración de actas y minutas de reuniones
- Redacción y revisión de documentos incluyendo comunicados organizacionales, garantizando un seguimiento oportuno.
- Organización de viajes, reservaciones y hospedaje para eventos organizacionales, reuniones y visitas.
- Solicitud de viáticos y procesos de reembolso de gastos.
- Preparación de reportes, indicadores y presentaciones para eventos internos y externos
- Archivar y organizar documentos digitales y físicos.
- Seguimiento de las políticas y procedimientos de la organización.
Participar en actividades programadas o emergentes 10% del tiempo laboral.
- Actividades relacionadas con la sociocracia para la gobernanza y cultura organizacional: Participación activa en reuniones, corresponsabilidad con el equipo, transparencia en la gestión de información, actitud propositiva y de mejora continua, recibir y otorgar retroalimentación.
Tomar un rol de facilitación, secretaría o representación en caso necesario.
Las demás funciones inherentes al puesto y las que le sean conferidas por el líder inmediato.
Dependiendo de nuestras actividades y necesidades, sus responsabilidades pueden adaptarse según los proyectos específicos
Requisitos
Educación
- Formación técnica en área administrativo, comunicación, secretarial o afines o 2 años de experiencia en posiciones similares, preferiblemente en el sector sin fines de lucro.
Experiencia
- Experiencia de al menos 6 meses en asistencia administrativa y/o actividades secretariales
- Experiencia y disposición para laborar en zonas de conflicto armado y de alta marginación
Habilidades Técnicas
- Inglés avanzado (escrito y oral)
- Nivel intermedio de paquetería Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, teams)
- Nivel computacional avanzado (manejo de computadoras, teléfonos, internet)
- Deseable herramientas para organización y seguimiento de proyectos (planner, trello, etc.)
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
- Flexibilidad para gestionar prioridades y plazos cambiantes.
Competencias
- Fuertes habilidades organizativas y de planificación
- Proactividad
- Buena redacción, capacidad de síntesis y análisis.
- Capacidad para manejar información sensible con discreción y confidencialidad.
- Honestidad.
- Sentido de la responsabilidad.
- Habilidad excepcional para trabajar en equipo en entornos demandantes.
- Alto grado de profesionalismo y sentido de la ética.
- Comunicación asertiva, y escucha activa.
- Autorregulación.
- Trabajo en equipo, negociación
- Flexibilidad y adaptabilidad.
- Colaboración en espacios culturalmente diversos.
- Atención al detalle.
Ofrecemos
- Salario 100% nominal
- Prestaciones de ley
- Días de descanso superiores a los establecidos por la normativa vigente
- Organización internacional basada en la equidad y justicia
Compromiso de Salvaguarda y Prevención de la Explotación, Abuso y Acoso Sexual
En Compañeros en Salud (CES) estamos comprometidxs en garantizar que aquellas personas que se benefician de nuestro trabajo – incluidas todas las personas de las comunidades en donde laboramos - así como nuestrxs colaboradorxs, contratistas, voluntarixs, estudiantes y visitantes sean tratadxs con dignidad y respeto y protegidos de la explotación sexual, el abuso sexual y el acoso sexual y laboral y de cualquier otra forma de abuso sistémico, con esto se reducen los riesgos y las vulnerabilidades. Se llevarán a cabo una serie de revisiones previas a la contratación en conformidad con la política de CES. CES solicitará información a los empleadores anteriores de los solicitantes sobre cualquier hallazgo de fraude, acoso, acoso sexual y cualquier forma de abuso sistémico o incidentes bajo investigación. Al enviar una solicitud, la persona solicitante de empleo y/o voluntariado confirma que comprende estos procedimientos de contratación.